Blog

[CLICK HERE FOR THE ENGLISH VERSION]

Met de komst van Microsoft Dynamics AX 2012 zijn tal van nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. Een van die functionaliteiten heeft betrekking op subadministraties en verdelingen.

Voordat ik mijn mening en gedachten over dit onderwerp vertel, zal ik eerst een korte samenvatting geven van deze functionaliteit.

Wat biedt deze functionaliteit?

Met deze functionaliteit heeft Microsoft een stap gezet naar scheiding van operationele en financiële activiteiten. Als voorbeeld hoeft een inkoopmedewerker niet meer na te denken over de te gebruiken grootboekrekeningen of dimensies. De inkooporderregel wordt als één geheel ingegeven en eventuele verdelingen naar (meerdere) financiële dimensies worden door de juiste persoon geregistreerd. Dit raamwerk is op enkele brondocumenten in AX geïmplementeerd.

Ook kan vooraf worden bekeken welke journaalposten in detail gegenereerd zullen worden, waardoor controle hierop beter is dan voorgaande versies. Het is mogelijk aan te geven of de transacties gecumuleerd in het grootboek terecht moeten komen en wanneer het grootboek wordt bijgewerkt. Dit kan synchroon of asynchroon met de boeking van het brondocument. Een derde optie is om de verwerking naar het grootboek via periodieke batchtaken te regelen.

Gewoon functionaliteit of is er meer?

Naast de strategie van Microsoft waarin er een organisatorische scheiding is tussen operationele en financiële zaken, kan in mijn ogen dit raamwerk de basis zijn voor mooie toekomstige ontwikkelingen binnen Microsoft Dynamics AX. Het kiezen van een asynchrone verwerking naar het grootboek betekent dat er performance technisch voordelen zijn. Het boeken van een document zelf is sneller klaar, omdat het grootboek door een apart proces wordt bijgewerkt. Dit levert tijdwinst op het werkstation waardoor de gebruiker efficiënter kan werken. Op dit moment ben ik wat teleurgesteld omdat niet alle brondocumenten in AX worden ondersteund. Graag had ik gezien dat ook verkooporders als brondocument was opgenomen. Het creëren van verkoopfacturen als dagelijks proces wordt daarmee efficiënter. Ik denk dat het zinvol is indien alle brondocumenten op dit raamwerk gaan samenkomen.

Tijdens de Microsoft Dynamics AX Technical Conference afgelopen januari heb ik meerdere personen gesproken. Ook al moest op dat moment Dynamics AX 2012 nog worden uitgebracht, wilde ik toch weten wat er na deze versie zou komen. Hierbij kwam uiteraard cloud computing ter sprake. Het is denkbaar dat Dynamics AX in componenten aangeboden gaat worden. Bedrijven kunnen dan kiezen om bepaalde onderdelen van het ERP systeem wel of niet te gebruiken. De volgende passage uit de statement of direction zinspeelt hierop:

“Evolving from a monolithic architecture toward a suite of composite services, improving the flexibility and choice to outsource specific processes, as well as lowering the cost of integration between different applications.“

Door deze richting te combineren met de functionaliteit op het gebied van subadministratie kan deze functionaliteit wellicht een grote rol gaan spelen in de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van alleen de logistieke modules zonder financiële administratie in Dynamics AX. Het zal dan noodzakelijk zijn om journaalposten aan te leveren aan een ander systeem. Verwerking van het grootboek zal dan een service zijn die of Dynamics AX grootboektransacties aanmaakt of een extern systeem zal bijwerken. Ook andersom is mogelijk. De subadministratie wordt gevuld vanuit een ander systeem en de transacties moeten worden verwerkt in Dynamics AX.

Met het raamwerk welke momenteel is geïntroduceerd in Microsoft Dynamics AX2012 is het naar mijn idee nog een kleine stap om dit tot werkelijkheid te laten worden. Fictie of werkelijkheid? De toekomst zal het uitwijzen!